Réversibilité et contrats d'externalisation
L'externalisation consiste à confier l'exécution d'une fonction réalisée par l'entreprise à un prestataire extérieur pour une durée pluriannuelle. Le prestataire s'engage à fournir une prestation définie aux termes d'une convention de niveau de services établie au vu d'un cahier des charges. A l'origine seules les fonctions non stratégiques étaient concernées par l'externalisation.
Depuis une dizaine d'année, l'externalisation commence a être considérée comme un moyen d'optimiser la structure même de l'entreprise, à titre d'exemple certains grands groupes ont récemment pris la décision d'externaliser entièrement leur informatique.
Ces contrats d'externalisation qui comportent des engagements financiers importants sont conclus pour des durées de plus en plus longues avec le risque pour l'entreprise de devenir dépendante du prestataire.
Pour éviter cette dépendance, l'entreprise doit organiser contractuellement la reprise en interne de la fonction externalisée ou les conditions de transfert de cette fonction à un autre prestataire.
C'est précisément pour répondre à cette problématique que les contrats d'externalisation prévoient une clause dite de réversibilité.
Les choix techniques du prestataire
Pour rendre la réversibilité techniquement réalisable, les moyens utilisés par le prestataire pour réaliser les prestations externalisées ne doivent en aucun cas constituer un obstacle majeur à la réversibilité.
Ainsi, dans le cadre d'une opération d'externalisation des systèmes d'information, le prestataire doit s'engager, dans la mesure du possible, à mettre en œuvre uniquement des architectures et des logiciels systèmes standards disponibles sur le marché.
De son côté, l'entreprise doit pouvoir s'assurer régulièrement que lesdits logiciels existent sur le marché et qu'elle peut en faire l'acquisition sans difficulté.
Pour plus de sécurité, les solutions techniques que le prestataire souhaite mettre en œuvre doivent préalablement être présentées en comité de pilotage pour agrément.
La nécessaire collaboration des parties au cours de l'exécution du contrat
* Le rôle du comité de pilotage
Le comité de pilotage réunit les représentants des parties.
Il a un rôle décisionnel sur de nombreux sujets et notamment au regard des opérations de réversibilité.
Le comité de pilotage permet à l'entreprise de s'impliquer dans la réalisation des opérations.
Celle-ci peut ainsi garder le contrôle des évolutions de la fonction externalisée et maintenir une bonne connaissance technique de cette fonction.
* Les audits
L'entreprise doit pouvoir procéder à des audits réguliers du système externalisé afin de vérifier l'application des règles et standards à respecter pour assurer la réversibilité.
Ces audits peuvent être effectués directement par l'entreprise ou être confiés à un organisme tiers indépendant mandaté par celle-ci.
Les parties peuvent convenir que, dans le cadre des audits, des tests de mise en œuvre technique de la réversibilité pourront être conduits afin de vérifier la faisabilité de celle-ci.
La mise en œuvre de la réversibilité par le prestataire
La clause de réversibilité peut être mise en œuvre à l'arrivée du terme du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci.
Le prestataire doit alors apporter à l'entreprise l'assistance nécessaire durant la période de migration pour faciliter la reprise ou le transfert de la fonction externalisée.
Toutefois, les modalités de son intervention sont rarement prévues contractuellement, ce qui peut entraîner de nombreuses complications.
Les parties doivent en effet parvenir à un accord dans un contexte souvent délicat puisque celles-ci sont sur le point de cesser leurs relations contractuelles.
En l'occurrence, le coût de la réversibilité n'est en général pas évalué au moment de la conclusion du contrat.
Pour éviter une négociation difficile aux parties, la clause de réversibilité peut prévoir :
- les modalités de reprise en interne par l'entreprise de la fonction externalisée,
- les modalités de transfert de ladite fonction à un autre prestataire,
- les incidences sociales,
- les conditions de transfert des droits et des matériels, les questions de la propriété intellectuelle des améliorations, etc.
- le coût de la réversibilité au moment de la conclusion du contrat et son évaluation périodique au cours de l'exécution dudit contrat.
Enfin, la rédaction de cette clause doit prendre en compte la charge de travail accrue qui pèse sur le prestataire au cours de la période de réversibilité.
En effet, celui-ci doit d'une part, fournir la prestation convenue et, d'autre part, mettre en œuvre la réversibilité.
En conclusion : La clause de réversibilité joue un rôle fondamental dans le processus d'externalisation puisqu'elle permet à une entreprise de choisir un prestataire sans que ce choix soit définitif. Cette clause est susceptible de mettre en confiance les entreprises qui souhaitent initier une démarche d'externalisation pour autant qu'elle organise une coopération précise entre les parties et instaure un partage des responsabilités équilibré.
- Fiche point de vue : février 2014 -
© Mascré Heguy Associés - février 2014
Voir aussi nos Fiches de vue consacrées au contrat d'ASP, aux contrats informatiques, à l'outsourcing offshore et au contrat d'outsourcing, à la période pré-contractuelle dans les opérations d'externalisation, à la problématique du prêt de main d'oeuvre dans les opérations d'externalisation.
Voir nos publications consacrées à l'externalisation de l'archivage électronique, aux précautions contractuelles dans les opérations d'externalisation.
Voir aussi nos Publications consacrées au contrat d'ASP et la fourniture d'application hébergées.
