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LE CONTRÔLE DES COMPTABILITÉS INFORMATISÉES : la nouvelle instruction du 24 janvier 2006
Le 24 janvier 2006, l’administration fiscale a adopté une nouvelle instruction relative au contrôle des comptabilités informatisées laquelle offre un nouveau cadre juridique à ces dernières. L’objectif de ces textes est de permettre à l’administration fiscale de s’assurer que les contribuables n’utilisent pas l’informatique pour altérer, modifier, voire refaire leur comptabilité ou contourner les règles fiscales. L’instruction prend en compte les dispositions du PCG (Plan Comptable Général) révisé de 1999 qui transpose aux comptabilités informatisées les principes obligatoires de tenue des comptabilités manuelles.LE PÉRIMÈTRE DU CONTRÔLE
a. Le champ d’application
Sont concernés tous les contribuables astreints à tenir et à présenter des documents comptables dès lors que leur comptabilité est informatisée, à savoir aussi bien les grandes entreprises, banques et assurances, mais aussi les PME.
Sont soumis à contrôle tous les systèmes informatisés comptables, les systèmes de gestion des recettes ou des ventes, et notamment, toutes les caisses enregistreuses, dont les informations, données et traitements concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables et à l’élaboration des déclarations obligatoires, ainsi que les systèmes informatisés relatifs au domaine de gestion ou de gestion commerciale (gestion de la production, des achats, des stocks, etc.).
Le contrôle opéré par l’administration fiscale est ciblé sur trois principales composantes du système informatisé :
- les données élémentaires ayant un lien direct ou indirect avec la comptabilité ou les déclarations obligatoires, comme, par exemple, le plan comptable, la table des taux de TVA, le fichier des écritures comptables, le livre-journal, la détermination des coûts de production, d’achat ou de revient, les codes prix, articles ou TVA, etc.
- les traitements réalisés par des moyens automatiques pour permettre l’exploitation des données élémentaires, notamment leur collecte, leur enregistrement, leur modification, leur conservation, leur destruction, etc.
- la documentation relative à la description, à la programmation et à l’exécution des traitements des systèmes d’information.
b. Les règles comptables
La comptabilité informatisée doit être régulière, sincère et probante.
Les obligations comptables de certaines sociétés imposent :
- la tenue des livres comptables (livre-journal, un grand livre et un livre d’inventaire) ;
- l’établissement d’une documentation décrivant les procédures et l’organisation comptables ;
- les pièces justificatives à l’appui de tout enregistrement comptable (factures fournisseur, bons de livraison, bordereaux bancaires, bulletins de salaire, etc.).
Les écritures comptables informatisées doivent avoir un caractère intangible ou irréversible.
Une procédure de validation en trois phases interdit toute modification ou suppression de l’écriture comptable :
1/ Avant la validation comptable de l’écriture (saisie en mode dit brouillard), l’utilisateur peut en modifier tout élément,
2/ Les éléments de l’écriture sont ensuite figés via une fonction du logiciel. L’utilisateur ne peut plus les modifier,
3/ Après la validation comptable de l’écriture, le livre journal de la comptabilité informatisée présente un caractère régulier, sincère et probant.
Pour la mise en œuvre de cette procédure de validation, des conditions doivent être remplies :
- associer à chaque écriture la date de valeur comptable ou la date de validation, ainsi que la référence à la pièce justificative ;
- permettre d’assurer la permanence du chemin de révision entre les pièces justificatives et la comptabilité ;
- rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable validée en interdisant toute modification ou suppression.
Il existe également une procédure de clôture périodique destinée à figer la chronologie des enregistrements comptables et à garantir leur intangibilité. Tout commerçant doit établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire. La réouverture d’un exercice clôturé à des fins de modification ou de suppression des écritures comptables est interdite.
LES OBLIGATIONS FISCALES DE CONSERVATION ET DE PRÉSENTATION
a. L’obligation de conservation
Le délai général de conservation des documents comptables est de 6 ans. Cependant, lorsque ces documents sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sur support informatique pendant une durée d’au moins 3 ans. A l’issue de ce délai de 3 ans et jusqu’à l’expiration du délai général de 6 ans, les documents peuvent être conservés sur tout support au choix du contribuable.
Le document original papier reste indispensable dans certains cas, notamment pour les pièces justificatives en matière de TVA déductible, sauf pour les factures dématérialisées.
Pour satisfaire à cette obligation, elles doivent conserver :
- les documents comptables, ainsi que les pièces justificatives ;
- les données, traitements et documentation.
Trois procédures permettent de garantir la conservation de ces documents.
1/ La procédure d’archivage fige l’ensemble des informations conservées et permet de leur donner date certaine, ainsi que de les copier sur support informatique pérenne.
2/ Un procédé fiable de traçabilité permet de voir les modifications intervenues dans les déclarations.
3/ Un dispositif de sécurisation des documents comptables dématérialisés peut être mis en place au moyen d’une signature électronique fiable.
b. L’obligation de présentation
L’administration dispose d’un droit d’accès qui se traduit, pour les entreprises, par une obligation de présentation.
Si l’original de chaque document comptable obligatoire a été établi par un procédé informatique, ce document comptable immatériel, ainsi que les pièces justificatives immatérielles doivent être présentés sur un support informatique.
LA MISE EN ŒUVRE DU CONTRÔLE
Les agents de l’administration fiscale peuvent effectuer leur contrôle en procédant à des traitements informatiques des données conservées.
Ces traitements informatiques peuvent être réalisés, selon l’option exercée par le contribuable :
- soit, par le vérificateur sur le matériel présent dans l’entreprise ;
- soit par le contribuable lui-même qui effectue tout ou partie des traitements informatiques nécessaires à la vérification ;
- soit par le vérificateur, hors de l’entreprise, après remise de copie des fichiers informatiques nécessaires par le contribuable : l’administration doit restituer les copies de fichiers sans en conserver trace.
En pratique, la première solution est rarement utilisée pour des raisons de confidentialité et de gain de temps.
Les traitements demandés et les modalités de réalisation sont exposés à l’entreprise dans le cadre d’un débat oral et contradictoire.
Si les informations, données et traitements sont saisis, élaborés ou conservés par un tiers, l’entreprise vérifiée doit les mettre ou faire mettre à la disposition des agents de l’administration. Elle doit s’assurer qu’ils pourront être, en cas de contrôle, accessibles et consultables sur le territoire national.
En conclusion : Si les lourdes obligations de conservation et de présentation des données pesant sur les entreprises, ainsi que les obligations incombant aux vérificateurs sont maintenues par l’instruction, celle-ci a le mérite de préciser le périmètre et la mise en œuvre du contrôle des comptabilités informatisées.
- Fiche point de vue : juillet / août 2006 -
© Mascré Heguy Associés - août 2006
