BULLETINS DE PAIE ELECTRONIQUES : LA LOI DU 12 MAI 2009
Le Code du travail impose à tout employeur de remettre au salarié, lors de chaque versement de salaire, une pièce justificative dite "bulletin de paie", devant comporter certaines mentions obligatoires. Mais avec plus 200 millions de bulletins de paie imprimés, remis ou envoyés chaque année aux salariés du secteur privé, soit 17,6 millions de documents par mois, pour un coût moyen de fabrication entre 15 et 20 euros par bulletin de paie (avec de surcroît un coût supplémentaire d'édition et de mise sous pli hors timbrage de 0,70 euros par bulletin), le nécessaire respect de l'exigence légale de l'article L.3243-2 du Code du travail représente une charge non négligeable pour les entreprises. Bien que les bulletins de paie dématérialisés soient juridiquement possibles depuis 2004, date d'avènement de l'écrit électronique, le gouvernement puis le parlement avaient manifesté dès 2006 la volonté de donner aux salariés un cadre légal plus protecteur à la dématérialisation des bulletins de paie. C'est désormais chose faite. Depuis la loi n°2009-526 du 12 mai 2009, les employeurs assujettis au Code du travail peuvent désormais proposer à leurs salariés de recevoir leurs bulletins de paie sous forme électronique.
Avec la loi du 12 mai 2009, la dématérialisation des bulletins de paie est désormais possible et mieux encadrée. Avec pour objectif de simplifier certaines dispositions et formalités applicables aux entreprises, et de réduire ou alléger la charge administrative pesant sur elles, la remise aux salariés de bulletins de paie sous forme électronique devrait permettre aux entreprises de réaliser une économie estimée à 145 millions d'euros.
Si le nouveau cadre juridique propre aux bulletins de paie sous forme électronique instaure certaines protections et garanties en faveur des salariés, de nombreuses imprécisions rendent néanmoins ce texte délicat à appliquer. C'est pourquoi, et bien que la dématérialisation présente un certain nombre d'avantages pour les salariés, ces derniers semblent actuellement réservés envers les bulletins de paie électronique, face à l'évolution technologique galopante et l'aléa d'une conservation obligatoire d'informations numérisées pendant des années, voire des dizaines d'années. Les employeurs devront donc, s’ils désirent également profiter des avantages que procurent une telle solution, vaincre les réticences et mettre en place une politique d’archivage informatique fiable et sécurisée, assurant non seulement l’intégrité et la fiabilité des bulletins de paie, mais également la pérennité de l'archivage.
I. LE NOUVEAU REGIME APPLICABLE AUX BULLETINS DE PAIE SOUS FORME ELECTRONIQUE
La dématérialisation des bulletins de paie résulte de l’article 26 de la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures qui modifie le Code du travail.
Il est ainsi ajouté à l’article L.3243-2 du Code du travail un nouvel alinéa qui précise :
"Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes mentionnées à l'article L.3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie.
Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuées sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. […]".
Si les nouvelles exigences légales paraissent, de prime abord, relativement claires (accord nécessaire du salarié ; garantie d'intégrité des données figurant dans le document électronique), de nombreuses zones d’ombres apparaissent lorsque l'on cherche à mettre en place, sur un plan pratique, un système de remise de bulletins de paie sous forme électronique.
1/ L'article L.3243-2 du Code du travail : le nécessaire accord préalable du salarié à la remise d'un bulletin de paie électronique
Il résulte de la loi que chaque salarié doit préalablement consentir à la remise d'un bulletin de paie sous forme électronique.
L'édition d'un bulletin sous forme électronique reste donc subordonnée à un accord individuel et ne peut s'appliquer qu'aux salariés qui y ont consenti.
L'édition de bulletins sous forme électronique demeure donc facultative, et les salariés peuvent continuer à se voir remettre des bulletins de paie sur support papier. Dans cette hypothèse, l'entreprise devra faire coexister l'édition classique de bulletins de paie sur support papier avec l'édition de bulletins sous forme électronique.
Il reste alors à s'interroger sur la réalité du consentement du salarié, et sa capacité réelle à refuser un bulletin dématérialisé compte tenu du lien de subordination à l'égard de l'employeur.
Il y aura lieu de même de s'interroger sur le mode de manifestation du consentement du salarié à la remise d'un bulletin de paie électronique.
En effet, sous quelle forme devra s'exprimer l'accord du salarié (manifestation expresse ou accord tacite ? support papier ou document électronique ? document signé électroniquement ?) L'interrogation du salarié par l'employeur devra-t-elle être formalisée sur support papier ou sous forme électronique ? La loi ne le précise pas. L'entreprise devra pourtant se pré-constituer la preuve de l'accord préalable du salarié, notamment par le biais d’un document d’acceptation ou au moyen d’un avenant à son contrat de travail.
La prudence sera donc de mise pour l'employeur.
2/ La preuve de la remise d'un bulletin de paie électronique
Par ailleurs, l'employeur devra pouvoir apporter la preuve de la remise d'un bulletin de paie électronique.
Sauf dispositions conventionnelles imposant une forme particulière de remise, l'employeur peut en principe librement décider du mode de remise des bulletins de paie (remise en main propre, courrier postal, etc.) Encore faute-il pouvoir en rapporter la preuve. Quelles seront alors les modalités concrètes de remise de ce bulletin dématérialisé au salarié ? Cette remise aura-t-elle lieu, par exemple, via l’adresse électronique professionnelle du salarié ? Auquel cas, il pourrait être recommandé pour l’employeur d’envoyer le courriel avec un accusé de réception, voire de lecture. Mais que prévoir si l'accusé de réception ou de lecture n'est pas retourné à l'employeur ?
La remise aura-t-elle lieu au contraire sur un serveur spécifique de l’entreprise ? La loi ne s’exprime pas non plus sur la question.
Ce qui n'est pas sans conséquence pour l'employeur car la remise des bulletins de paie est obligatoire. Et le défaut de remise d'un bulletin de paie est sanctionné d'une contravention de 3ème classe (amende de 2.250 euros pour les personnes morales), ce par infraction.
3/ L'article L.3243-2 du Code du travail : la nécessaire garantie de l'intégrité des données figurant dans le bulletin de paie électronique
La garantie de l'intégrité des données a pour corollaire la valeur probante du bulletin de paie électronique.
La loi impose simplement à l’employeur de garantir l’intégrité des bulletins de paie dématérialisés. Le format utilisé devra ainsi être non modifiable afin de garantir l'intangibilité des données.
Ce qui induit la mise en place d'un système de sécurisation des données. En effet, le bulletin de salaire doit comporter un certain nombre d'informations qui ne doivent pouvoir être affectées ni modifiées : nom et adresse de l'employeur, convention collective applicable, organisme collecteur des cotisations de sécurité sociale, nom, emploi et classification du salarié, nombre d'heures de travail; rémunération brute et nette du salarié, nature et montant des retenues (CSG, CRDS, cotisations salariales), ajouts (remboursements), etc.
Or, pour qu’une telle intégrité de données soit garantie, le document dématérialisé doit être lisible, son contenu demeurer stable, et les opérations sur celui-ci pouvoir en tout état de cause être tracées.
L'employeur devra par conséquent mettre en œuvre des outils de cryptographie répondant aux exigences d'authentification et de sécurité des données. Le gouvernement n'envisageant pas de prendre un décret d'application concernant ce texte, l'employeur devra mettre en œuvre des solutions conformes à la législation sur l'écrit sous forme électronique et la signature électronique.
Les évolutions technologiques futures devront, en tout état de cause, se révéler sans incidence sur les conditions d'accès aux bulletins de paie.
4/ La garantie d'archivage des bulletins de paie
La pérennité et la lisibilité dans le temps des bulletins de paie électroniques doivent par ailleurs être assurées.
La loi impose en effet à tout employeur de conserver les bulletins de paie pendant cinq ans au regard du Code du travail (article L3243-4) et du Code de la Sécurité Sociale (mais 6 ans au regard du droit fiscal) voire plus au regard des caisses de retraite..
Le salarié doit, quant à lui, conserver ses bulletins de salaire durant toute sa vie professionnelle, sans limitation de durée, et notamment pour les besoins de reconstitution de carrière (ou de contentieux prud'homal).
Qu’en est-il des modalités d’archivage des bulletins de paie et sur qui pèsera la charge de cet archivage en cas de litige ? En effet, si l’archivage est obligatoirement assuré par l’employeur durant cinq ans, quel sort sera réservé aux bulletins de paie au-delà de ces cinq années d’archivage obligatoire pour l’employeur ?
Et comment se fera l’accès aux documents par le salarié ? Qui s’occupera de la gestion et assurera la sécurisation (confidentialité) de l’espace d’archivage alloué à celui-ci ? Quelles seront les conséquences d’une rupture du contrat de travail au regard de l'accès aux bulletins de paie archivés ? Qu'en sera-t-il de même en cas de disparition de l'employeur notamment par suite d'une liquidation judiciaire ? Autant de questions auxquelles la loi ne répond pas et qu’il conviendra pour l’employeur de traiter avant de proposer à ses salariés une remise dématérialisée de leurs bulletins de travail.
En effet, le salarié ne pourra se contenter d'imprimer lui-même son bulletin de paie électronique. Cette impression papier n'étant d'une simple copie de l'écrit électronique original, la force probatoire de cette copie présente peu voire pas de valeur.
Lors des débats parlementaires, il a été évoqué que l'employeur devrait se doter d'un "coffre-fort électronique", à savoir un logiciel sécurisé destiné à assurer la conservation des bulletins. il a de même été indiqué que les salariés pourraient stocker gratuitement leurs bulletins de paie dans l'espace privatif du site "mon.service-public.fr", ce qui laisse entendre que les solutions pratiques et pérennes pourraient notamment passer par des initiatives publiques.
Si la loi comporte encore de nombreuses imprécisions, il sera malgré tout opportun, compte tenu de l’ensemble des avantages que comporte une telle solution, d’instaurer la dématérialisation des bulletins de paie et de l'appliquer au plus grand nombre.
II. AVANTAGES DES BULLETINS DE PAIE SOUS FORME ELECTRONIQUE
La dématérialisation des bulletins de paie présente en effet de réels avantages à la fois pour le salarié, pour l’employeur, et pour l’environnement.
La dématérialisation des bulletins de paie constitue ainsi pour le salarié une protection contre les pertes (déménagement, etc.) ou les destructions (incendie, etc.) et accélère les transmissions auprès notamment des administrations.
En outre, la dématérialisation permet une accessibilité immédiate auxdits bulletins de paie, ce y compris à distance, les démarches de plus en plus souvent réalisées en ligne se trouvant par suite facilitées.
Par ailleurs, avec la mise en place d’une telle solution, la conservation se trouve davantage sécurisée, des coffres-forts électroniques (avec contrôle d'accès) succédant aux boites d’archives personnelles. Enfin, il convient de noter que l’utilisation de ces bulletins électroniques reste en tout point identique à l’utilisation papier, le Code civil assimilant l’écrit électronique à l’écrit papier notamment pour ce qui est de leur force probante.
Mais la dématérialisation des bulletins de paie présente également des intérêts majeurs pour l’employeur. En effet, cette dématérialisation permet tout d’abord à l’employeur de réduire ses charges de façon substantielle, celui-ci n’ayant plus à imprimer et envoyer lesdits bulletins. Par ailleurs, l’accès et la production de documents se trouvent facilités en cas de bulletins de paie dématérialisés, ce qui est autant de temps gagné pour les services "ressources humaines" d’une entreprise. Enfin, la mise en place d’une telle solution informatique permet à l’entreprise de renvoyer d’elle une image innovante et dynamique.
Enfin, la dématérialisation des bulletins de paie constitue un avantage majeur pour l’environnement puisqu’en réduisant les impressions, la mise en place d’une telle solution permet d'avoir un impact écologique fort.
III. BULLETINS DE PAIE ELECTRONIQUES : VAINCRE LES RETICENCES DES SALARIES
Les employeurs qui souhaitent mettre en place des solutions de dématérialisation des bulletins de paie doivent convaincre les salariés de la sécurité du procédé retenu et de l’adaptation de celui-ci à leurs besoins en termes de pérennité.
A cet égard, il conviendra de mettre en place une politique d’archivage électronique garantissant l’intégrité et la fiabilité des bulletins de paie dématérialisés (1). La mise en place d’une telle politique permet en effet d’assurer les salariés de l’admissibilité et de l’opposabilité de leurs bulletins de paie dématérialisés, notamment en cas de litiges (2). Enfin, la politique d’archivage choisie par l’employeur devra offrir aux salariés, et dans l’intérêt de ceux-ci, une solution pérenne (3).
1/ Mettre en place une politique d’archivage électronique garantissant l’intégrité et la fiabilité des bulletins de paie dématérialisés
Les employeurs doivent garantir l’intégrité et la fiabilité des bulletins de paie dématérialisés, et mettre en place à cette occasion une politique d’archivage électronique sécurisée.
Les employeurs peuvent, dans ce cadre, notamment se référer à la norme NF Z42-013 (mars 2009) qui énonce un ensemble de spécifications concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d’en assurer la conservation et l’intégrité. Cette norme est destinée notamment aux entreprises qui souhaitent assurer la fiabilité et l’intégrité des documents archivés.
2/ Conditions d’admissibilité en justice des documents juridiques archivés : la position actuelle de la jurisprudence
La question de la valeur juridique d’un bulletin de paie dématérialisé en cas de contestation peut être rapprochée du récent arrêt de la Cour de Cassation du 4 décembre 2008 relatif notamment à l’admissibilité et l’opposabilité d’une décision électronique de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) de la Marne qui portait sur la reconnaissance du caractère professionnel d'un accident de travail.
Aucun formalisme n’étant légalement imposé à la CPAM pour l’envoi de ladite décision, la CPAM de la Marne s’était exonérée d’un envoi en recommandé avec accusé de réception et avait adressé sa décision par voie électronique. L'employeur opposait quant à lui le fait que la décision de la CPAM ne lui était jamais parvenue. La CPAM de la Marne avait alors produit en justice une copie du courrier électronique prétendument envoyé. Cependant, la copie produite du courrier électronique comportait un logo que la CPAM de la Marne n’avait acquis qu’en 2004, alors que le courrier électronique litigieux était censé avoir été envoyé en 2003.
La Cour de Cassation casse l’arrêt de la Cour d’Appel qui avait retenu que la preuve de l’envoi de la décision, en l’absence de formalisme particulier, pouvait être apportée par tous moyens et que le logo litigieux était sans incidence. En effet, la Cour de Cassation retient que les simples sauvegardes informatiques telles que celles prétendument réalisées par la CPAM de la Marne et ayant permis à celle-ci de produire en justice une soi-disant copie de la décision originale, ne permettent pas d’obtenir des copies fidèles et durables au sens des articles 1134 et 1348 du Code civil, et ne permettent pas de conserver les documents dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité au sens de l’article 1316-1 du Code civil.
En effet, selon la Cour, de telles sauvegardes informatiques sont faites dans l’intérêt unique de l’entreprise et ne permettent pas de s’assurer contre d’éventuelles falsifications au profit de l’entreprise concernée.
La Cour de Cassation conclut donc à la nécessité pour les entreprises de mettre en place des politiques d’archivage électronique garantissant la fiabilité et l’intégrité des documents conservés par l’entreprise.
Il convient donc de retenir de cet arrêt que seuls les documents conservés dans le respect d’une politique d’archivage permettant d’assurer la fiabilité et l’intégrité des données, auront force probante et seront opposables en justice.
3/ Le choix de l'externalisation : choisir un prestataire technique assurant une solution pérenne
La pérennité de la solution proposée constitue un critère important que l’employeur doit prendre en compte avant de choisir un prestataire technique qui réalisera la dématérialisation des bulletins de paie de ses salariés. En effet, si la loi oblige les employeurs à un archivage d’un minimum de cinq ans (Article L.3243-4 du Code du travail), ces cinq années ne s’avèrent néanmoins pas suffisantes au regard des obligations légales de conservation pesant sur les salariés notamment au titre de la justification de leurs revenus lors de la mise à la retraite. Afin d’emporter leur conviction et leur accord concernant la dématérialisation de leurs bulletins de paie, il sera donc opportun de leur garantir une solution pérenne.
En conclusion : Il est désormais primordial pour les employeurs, ce d’autant plus depuis la nouvelle possibilité légale de remise aux salariés de bulletins de paie sous forme électronique, de mettre en place une politique d’archivage électronique permettant d’assurer la fiabilité et l’intégrité des données archivées. En effet, cela permettra d’obtenir la confiance des salariés et donc d’emporter plus facilement leur accord à la dématérialisation de leurs bulletins de paie.
- Fiche point de vue : octobre 2009 -
© Mascré Heguy Associés - octobre 2009
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