assemblees generales d'actionnaires, visioconference et moyens de telecommunication

TENUE DES ASSEMBLEES GENERALES D’ACTIONNAIRES, VISIOCONFERENCE ET moyens DE TELECOMMUNICATION : L'APPORT du decret du 11 decembre 2006

Dans le cadre des importantes réformes menées au cours de ces dernières années, de nombreuses dispositions avaient été privées d'effet, faute de parution d'un décret d'application nécessitant leur mise en oeuvre. C'est désormais chose faite avec la parution du décret du 11 décembre 2006, d'une ampleur considérable,qui apporte une touche finale au travail accompli par le législateur. L'assemblée générale d'approbation des comptes à tenir au plus tard le 30 juin 2007 donnera l'occasion d'apporter aux statuts les modifications nécessaires pour bénéficier des nouvelles possibilités accordées par le législateur.

En apportant des modifications substantielles au décret du 23 mars 1967 sur les sociétés commerciales, le décret du 11 décembre 2006 permet désormais de bénéficier pleinement des réformes opérées touchant au fonctionnement des assemblées générales d'actionnaires. Encore faut-il apporter aux statuts les modifications nécessaires.

I/ LA PARTICIPATION A DISTANCE AUX ASSEMBLEES GENERALES D'ACTIONNAIRES

Si les statuts de la société le permettent, les actionnaires peuvent participer aux assemblées générales par visioconférence (ce depuis la loi NRE du 15 mai 2001) ou par des moyens de télécommunication (depuis la loi pour la confiance et la modernisation de l’économie du 26 juillet 2005).

Le décret du 11 décembre 2006 identifie désormais les moyens de visioconférence et de télécommunication qui peuvent être utilisés, et énonce les conditions à mettre en oeuvre.

1/ Les moyens de visioconférence ou de télécommunication pouvant être utilisés

> L'identification et la participation effective des votants

Pour être valablement utilisés, les moyens de visioconférence ou de télécommunication doivent permettre une identification des actionnaires et leur participation effective aux assemblées générales.

Aux termes du décret, ces moyens doivent en conséquence :
- transmettre au moins la voix des actionnaires, et
- satisfaire à des caractéristiques techniques permettant une retransmission continue et simultanée des délibérations.

Les actionnaires sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité lorsque les moyens utilisés transmettent la voix et l’image des participants, ou a minima, leur voix (permettant ainsi une identification), et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations, (garantissant une participation effective des actionnaires).

Il ressort du décret du 11 décembre 2006 que les moyens de télécommunication n'imposent pas la transmission de la voix. Ces moyens de télécommunication doivent transmettre a minima la voix des participants (par exemple, dans le cadre d'une conférence téléphonique).

Peuvent aussi être utilisés les moyens de télécommunication qui transmettent non seulement la voix mais aussi l'image (système de visioconférence ; cybercaméras / webcams).

Mais les exigences requises par le décret ne permettent pas d'avoir recours à la télécopie ou aux courriers électroniques lors de la tenue des assemblées.

Les procès-verbaux d’assemblée générale doivent faire état des incidents techniques relatifs soit au procédé de visioconférence, soit à un moyen de télécommunication lorsqu’ils ont perturbé la séance.

2/ La nécessaire adaptation des statuts

> L'existence de dispositions statutaires expresses autorisant le recours à la visioconférence ou des moyens de télécommunication

Le recours à des moyens de visioconférence ou de télécommunication doit être autorisé par les statuts (article L.225-107 du Code de commerce).

Faute de disposition statutaire expresse, il sera nécessaire de convoquer une assemblée générale extraordinaire (ou mixte à l'occasion de la prochaine assemblée d'approbation des comptes) afin de modifier les statuts existants et permettre d'avoir recours dans le futur à des moyens de télécommunication lors de la tenue des assemblées générales.

II/ LA TRANSMISSION PAR VOIE ELECTRONIQUE DES PROCURATIONS ET DES VOTES A DISTANCE DANS LES ASSEMBLEES GENERALES

Dans le même but de remédier à l'absentéisme et de favoriser l'expression des actionnaires lors des assemblées générales, le législateur a veillé à faciliter le recours au vote électronique et aux procurations tout en cherchant à garantir l'identification des actionnaires.

Le décret du 11 décembre 2006 précise désormais la nature de la signature éléctronique qui doit être apposée sur les formulaires de vote à distance et sur les procurations qui sont transmis par voie électronique.

1/ Les moyens électroniques utilisés

Depuis la loi NRE du 15 mai 2001 et le décret du 3 mai 2002, les actionnaires qui ne peuvent ou ne souhaitent pas participer personnellement aux assemblées peuvent exercer leur droit de vote :

- dans le cadre d'une procuration : les actionnaires peuvent se faire représenter par un mandataire, au moyen d'une procuration qui peut être transmise par voie électronique,
- dans le cadre d'un vote à distance : les actionnaires peuvent voter à distance par voie électronique, au moyen d’un formulaire électronique de vote à distance.

Un actionnaire peut transmettre par voie électronique, jusqu’à 15 heures, heure de Paris, la veille de l’assemblée générale, un formulaire électronique de vote à distance ou une procuration.

2/ La nécessité d'une signature électronique

En cas de transmission par voie électronique, les formulaires de vote à distance et les procurations doivent être revêtus de la signature électronique de l'actionnaire.

Il restait à déterminer la nature de cette signature électronique.

Le décret du 11 décembre 2006 énonce les deux procédés de signature électronique qui peuvent être utilisés.

> Nature de la signature électronique à utiliser

Les sociétés peuvent avoir recours soit à la signature électronique sécurisée soit à une signature électronique simple pour signer électroniquement ces documents.

Tout dépend des mentions figurant dans les statuts.

S'il n'existe pas de précision dans les statuts, il sera obligatoire d'avoir recours à la signature électronique sécurisée pour signer un formulaire de vote à distance ou une procuration. La signature électronique sécurisée s'entend au sens de l’article 1316-4 du Code civil et du décret du 30 mars 2001 pris pour son application, ce qui signifie que la signature doit être propre au signataire, créée par des moyens placés sous le contrôle exclusif du signataire et comporter des dispositifs sécurisés permettant de détecter toute modification ultérieure de l’acte sur lequel elle est apposée, ces dispositifs étant garantis par un certificat qualifié.

Cette signature électronique sécurisée emporte présomption légale de fiabilité.
Si les statuts le prévoient, il est possible d'avoir recours non pas à une signature électronique sécurisée mais à une signature électronique dite « simple » pour signer des documents. Cette signature électronique prend alors la forme d’un procédé fiable d’identification de l’actionnaire, au sens de la première phrase du second alinéa de l’article 1316-4 du Code civil, garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache.

Cette signature électronique simple est dépourvue de présomption légale et résulte d'une convention. Cette signature peut notamment consister en la saisie d'un code identifiant et d'un mot de passe.

Compte tenu du coût de mise en oeuvre d'une signature électronique sécurisée, la pratique recommande la mise en oeuvre d'une signature électronique simple et la modification des statuts en conséquence.

Ces dispositions relatives à la signature électronique ne sont applicables qu’à compter de la deuxième assemblée convoquée après le 1er janvier 2007.

3/ La nécessaire adaptation des statuts

> Disposition statutaire expresse

Le recours à une procuration ou un formulaire de vote à distance sous forme électronique doit être prévu par les statuts.

Dès lors que les statuts offrent cette faculté de voter par des moyens électroniques de télécommunication, la société doit aménager un site exclusivement consacré à cette fin.

En cas de choix pour un mode de signature électronique simplifié, le procédé d’identification de l'actionnaire devra être décrit dans les statuts.

Le recours à des moyens de télécommunication peut statutairement être laissé à l'appréciation de l'organe de direction à l'occasion de la convocation de l'assemblée générale.

En conclusion : Issu des importantes réformes mises en oeuvre par le législateur, le décret du 11 décembre 2006 a modernisé notamment les conditions de tenue des assemblées générales, en les sécurisant juridiquement et en évitant le risque de fraude. Face à la nécessité de modifier les statuts pour bénéficier des avantages des nouveaux textes, l'assemblée d'approbation des comptes 2006 constituera l'occasion d'améliorer et d'assouplir la préparation et la tenue des assemblées générales d'actionnaires.

- Fiche point de vue : mars / avril 2007 -