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Facturation électronique : quel état d'avancement ?
Depuis 1991, les entreprises ont la possibilité de dématérialiser et télé-transmettre leurs factures à la place de la traditionnelle facture papier permettant ainsi un gain de temps et d'argent. Issue de la loi de finance pour 1991, la réglementation relative à la dématérialisation des factures a considérablement évolué.
La Directive du 20 décembre 2001 a notamment pour objectif d'uniformiser les dispositions relatives à la facturation électronique et permettre aux entreprises européennes d'échanger entre elles, sans risques juridiques, des factures dématérialisées.
La loi de finance rectificative du 30 décembre 2002, transposant en avance la Directive, complète le dispositif applicable et marque la volonté de la France de généraliser le recours à la dématérialisation des factures.
1. La facture : pièce maîtresse de la comptabilité et de la fiscalité
La facture revêt une importance considérable au regard de la comptabilité et du droit fiscal.
D'une part, la facture tient lieu de pièce justificative des écritures comptables et doit, à ce titre, être conservée pendant dix ans, conformément aux dispositions du Code de commerce.
D'autre part, en matière fiscale, la facture permet la déduction de la TVA.
La facture dématérialisée remplit ces mêmes fonctions sous réserve que le système de dématérialisation réponde aux exigences fixées par les textes en vigueur.
2. Le régime actuel de la dématérialisation des factures
L'article 289 bis du Code Général des Impôts, commenté par une instruction administrative, précise les conditions dans lesquelles les entreprises installées en France peuvent télétransmettre leurs factures.
* Les conditions de validité du système de télétransmission
A titre préalable, les entreprises émettrice et réceptrice des factures doivent faire une déclaration préalable du système de télétransmission des factures auprès de l'autorité administrative.
Pour être conforme aux dispositions légales et réglementaire, le système de télétransmission utilisé doit assurer au minimum les fonctions suivantes :
- la vérification en émission et réception de la conformité de la structure du message par rapport aux mentions obligatoires devant figurer sur une facture,
- la constitution quotidienne et l'archivage d'une liste récapitulative séquentielle et exhaustive des messages émis et/ou reçus,
- l'archivage des factures émises ou reçues,
- la restitution sur papier ou sur écran, en langage clair, à la demande de l'administration, de la facture et de la liste récapitulative.
* Les obligations d'archivage
La facture en tant que pièce justificative de la comptabilité et du droit à déduction de la TVA doit être archivée sous certaines conditions spécifiques lorsqu'elle est dématérialisée.
La facture dématérialisée doit être conservée dans son contenu originel, c'est-à-dire, sur support informatique pendant le délai de reprise de l'administration qui est de trois ans.
Au delà, la facture doit être conservée mais sur tout support (informatique ou papier) au choix de l'entreprise. Ce délai de trois ans supplémentaire correspond au droit de communication de l'administration fiscale.
3. Les impacts de la réforme en cours
La loi de finance rectificative du 30 décembre 2002 ajoute un article 289 V au Code Général des Impôts qui permet, désormais, de dématérialiser ses factures selon deux procédés.
Ces nouvelles dispositions ne seront applicables qu'à compter du 1er juillet 2003.
* Les factures signées électroniquement
Les factures peuvent, sous réserve de l'acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique à la condition que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu soient garanties au moyen d'une signature électronique.
Les factures transmises dans ces conditions tiennent lieu de facture d'origine permettant la déduction de la TVA.
Au regard de ce texte, plusieurs questions restent en suspens, notamment en ce qui concerne le type de signature électronique qui devra être utilisée.
Un ou plusieurs décrets doivent intervenir afin de préciser les conditions d'émission des factures, de leur signature électronique et leurs modalités de stockage.
* Les factures EDI
Le nouvel article 289 bis du CGI prévoit les modalités de dématérialisation des factures dans le cadre de l'EDI.
En effet, pour tenir lieu de factures d'origine et permettre la déduction de la TVA, les factures doivent se présenter sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque.
Le texte se réfère désormais directement à la recommandation de la Commission européenne du 19 octobre 1994, concernant les aspects juridiques de l'échange de données informatisées.
En réalité, le nouveau texte ne fait qu'entériner une pratique déjà admise par l'administration fiscale. Dans ces conditions, les solutions de dématérialisation en cours d'utilisation par les entreprises seront, semble-t-il, valides au regard de la nouvelle législation.
En conclusion : Compte tenu de l'évolution de la législation et de la maturité des offres techniques, les entreprises ne peuvent plus faire l'économie d'une réflexion sur la dématérialisation de leurs documents comptables et en particulier de leurs factures.
- Fiche point de vue : mars 2003 -
© Mascré Heguy Associés - mars 2003
