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Comptabilité informatisée : comment gérer les relations contractuelles ?
Avec le développement des outils informatiques de gestion de la comptabilité, les entreprises se sont massivement tournées vers l'utilisation des systèmes informatiques pour tenir leur comptabilité. Afin de tenir compte de ces pratiques, l'administration fiscale a mis en place des procédures de contrôle spécifiques aux comptabilités tenues au moyen de systèmes informatisés.
Aujourd'hui, les entreprises tendent de plus en plus à confier la gestion de leur comptabilité à des prestataires extérieurs qui réalisent tout ou partie des opérations comptables dans le cadre de différentes figures contractuelles. Ces nouveaux usages apparaissent difficilement compatibles avec les procédures de contrôle des comptabilités informatisées qui imposent un accès aux documents, données et traitements, même si ceux-ci sont détenus par un prestataire extérieur.
Les contraintes fiscales doivent être prises en compte lors de la conclusion des contrats avec les différents fournisseurs et prestataires afin d'anticiper les effets des contrôles fiscaux.
1. Les obligations vis-à-vis de l'administration fiscale
* Les données comptables
- Quelles sont les données contrôlées ?
Les données contrôlées sont celles traitées par des procédés informatiques qui concourent à la constitution d'enregistrement comptable ou à la justification d'un évènement ou d'une situation transcrite dans les livres, registres, documents, pièces et déclarations contrôlées par l'administration.
- Quels est le délai de conservation des données comptables
?
Les pièces justificatives de la comptabilité doivent être conservées pendant un délai moyen de 6 ans à compter de la dernière opération mentionnée sur le livre ou le registre ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
- Sur quels supports les données comptables doivent-elles
être conservées ?
L'archivage des pièces justificatives et de la documentation informatique est possible sur tout support.
S'agissant des pièces ouvrant droit à déduction de TVA, l'administration impose aux entreprises de les conserver dans leur forme originale. Pour autant, les factures transmises par voie télématique constituent, sous réserve du respect de certaines conditions, des documents tenant lieu de factures d'origine. Dans ces conditions, elles doivent être conservées selon des modalités et délais spécifiques.
Le régime juridique applicable aux factures transmises par voie télématique vient d'être récemment modifié par la loi de finance rectificative pour 2002 du 30 décembre 2002. Un décret relatif aux modalités de conservation des factures dématérialisées est en cours d'élaboration.
- Que faire en cas d'évolution et de migration des systèmes
d'information ?
Lorsque, durant les délais de conservation, l'environnement d'exploitation des programmes a été modifié, l'entreprise doit pouvoir produire une copie de fichier sur support informatique répondant à des normes techniques fixées par arrêté. A défaut, l'entreprise doit pouvoir assurer la conversion et la compatibilité des fichiers avec les matériels et logiciels existant lors du contrôle.
* La documentation informatique
Outre les exigences traditionnelles, l'administration fiscale impose notamment aux entreprises de :
- détenir une documentation détaillée, exhaustive et fidèle de la conception, de la réalisation, de l'exploitation et de la maintenance de son système informatique,
- maintenir pérenne cette documentation dans le temps, impliquant que cette documentation évolue en même temps que l'évolution des programmes et/ou du matériel informatique,
- permettre au vérificateur de tracer le cheminement des données comptables au travers de son système informatique. La documentation informatique doit être conservée sur support original (papier ou informatique).
* Les sanctions
La non présentation des informations, données, traitements informatiques et de la documentation informatique constitue une opposition à contrôle fiscal. Dans ce cas, les bases d'imposition sont évaluées d'office. Outre les intérêts de retard, l'entreprise est passible d'une majoration de 150 %.
2. Les relations avec les éditeurs de progiciels
Toute entreprise non propriétaire de ses outils logiciels doit convenir avec l'éditeur des progiciels comptables des modalités permettant à l'administration fiscale d'effectuer ses contrôles.
* La gestion des codes sources
L'administration peut demander à accéder aux codes sources du progiciel de comptabilité. En conséquence, les conditions d'accès aux codes sources doivent être clarifiées avec l'éditeur.
* Les conditions de collaboration en cas de contrôle fiscal
L'éditeur doit être à même, en cas de contrôle, de mettre à la disposition de l'administration la documentation permettant d'accéder, d'extraire et d'interpréter les informations exploitées et stockées par le progiciel. Les conditions d'assistance de l'entreprise par l'éditeur doivent alors être connues par l'entreprise (coût, délais, etc.).
* Les conditions de conservation
Dans la mesure où le contrôle est susceptible de porter sur les programmes et la documentation informatique existant au moment du traitement des données, le problème du délai de reprise de l'administration fiscale doit être pris en compte au regard des obligations de l'éditeur (conservation, évolutions, etc.).
3. Les relations avec les prestataires informatiques
Face aux différents modes de traitement des comptabilités informatisées (externalisation, infogérance, service bureau, mode ASP) certaines précautions doivent être prises, en fonction des figures contractuelles, afin de répondre aux exigences de l'administration fiscale. Doivent notamment être abordés :
* Les conditions de collaboration en cas de contrôle fiscal
Les conditions d'assistance de l'entreprise par le prestataire doivent être déterminées, notamment en cas d'intervention de l'administration chez le prestataire.
* les conditions de migration et d'évolution
En fonction des modes de traitement, le problème de la gestion des actifs informatiques doit être traité (antériorité, évolution du parc, etc.)
* les clauses de responsabilité et d'assurances
Les clauses de responsabilité et d'assurances doivent être analysées, notamment au regard d'éventuels manquements du prestataire face aux demandes de l'administration.
En conclusion : La mise en place d'une comptabilité informatisée nécessite de prendre en compte les contraintes qui y sont attachées, notamment au regard de l'archivage. La menace de l'évaluation d'office ne doit pas être sous estimée et implique, de la part de l'entreprise, une préparation rigoureuse à ce type de contrôle.
- Fiche point de vue : février 2003 -
© Mascré Heguy Associés - février 2003
